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Solicitudes de Documentos

 

 

  • Información sobre solicitudes de documentos

El  tiempo de entrega de cualquier documento solicitado de manera presencial o por la taquilla virtual es el mismo,  lo que sí modifica el tiempo de entrega es el tipo de documento a solicitar:

  • Autenticaciones: Máximo 3 días hábiles.
  • Documentos simples (firmados solo en la Dirección): Máximo 5 días hábiles.
  • Documentos firmados sólo en la Secretaría: Máximo 20 días hábiles.
  • Documentos firmados por ambas Autoridades (Secretario y Rector): Máximo 20 días hábiles.

IMPORTANTE: Estos tiempos pueden incrementarse si se presentan imprevistos que impidan la generación de los documentos.

ADVERTENCIA: la USB no se hace responsable por solicitudes de citas para legalizaciones realizadas ante organismos externos antes de la obtención de los documentos, por lo cual, se recomienda solicitar dichas citas luego de obtener la totalidad de los documentos requeridos para tales trámites.

Los aranceles asociados a la elaboración de constancias y certificaciones, se determinan aplicando la Metodología para la determinación del costo del servicio de emisión de constancias y certificacionesEsta metodología permite un ajuste periódico del costo del servicio de constancias y certificaciones, considerando tanto la determinación del tipo y costo de los materiales y de los servicios, como la frecuencia y procedimiento de actualización y entrada en vigencia de los mismos.  El ajuste se hará mensualmente o cuando las circunstancias requieran de una frecuencia mayor.

Los documentos solicitados en la Sede del Litoral pueden presentar demora al momento de su entrega, debido a que los mismos deben ser certificados en la Sede de Sartenejas. Sin embargo, si el documento está listo antes de la fecha estimada, se le enviará un correo electrónico informándole que puede ser retirado.

NOTA: los documentos que no sean retirados en la taquilla de DACE, serán desechados sin derecho a la devolución del arancel pagado, de acuerdo con lo siguiente:

Documentos Certificados: Máximo un (1) año.
Documentos Sencillos: Máximo un (1) Trimestre.

Consulte adicionalmente las características de las solicitudes de documentos que incluyen la consignación de recaudos.

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    • Documentos con recaudos

    Algunas solicitudes requieren la consignación de recaudos en la taquilla de DACE para iniciar su procesamiento. A continuación se describen los recaudos para cada tipo de documento:

    Programas de Estudios:

    1. El interesado debe dirigirse a cada Departamento Académico y solicitar los programas de las asignaturas que cursó y aprobó durante su estancia en la Universidad.
    2. Solicitar firma y sello de cada Departamento en cada página del programa.
    3. Pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.
    4. Ordenar los programas alfanuméricamente por el código de la asignatura. (Debe solicitar en DACE la hoja de chequeo de asignaturas aprobadas durante sus estudios para mejor verificación, NO se certificarán programas que no se encuentren listados en la hoja de chequeo de asignaturas. Debe pagar el arancel antes de solicitar la hoja de chequeo de asignaturas).
    5. Foliar cada página del lote de programas sin tachaduras ni enmiendas, imprimiento o escribiendo directamente sobre la página el número de manera vertical en la parte superior derecha de la hoja. (Puede descargar un modelo de documento foliado y utilizarlo para imprimir el número en cada página del programa). Importante: el foliado se hará desde el 0001 hasta el 000n, donde n es la última página del lote de programas a consignar. No se recibirán programas cuyos folios hayan sido adheridos a las páginas.
    6. Consignar en la taquilla de DACE, junto con la hoja de chequeo de asignaturas, los programas debidamente ordenados según la hoja de chequeo de asignaturas, y debidamente foliados. NO se recibirán programas que no se encuentren ordenados y foliados.

    IMPORTANTE:

    • No se debe emplear papel reutilizado o que se encuentre impreso por ambas caras de la hoja. Emplear papel tamaño carta.
    • Los programas no deben estar engrapados o separados por clips.
    • Los programas de asignaturas no cursadas o no aprobadas serán excluidos de la certificación.
    • Una vez consignado el programa,  DACE procederá en los días siguientes a verificar el contenido de los programas consignados con respecto a la hoja de chequeo de asignaturas cursadas y aprobadas. En caso de identificarse algún error, DACE procederá a contactar al estudiante para que retire el programa y haga los ajustes necesarios y los consigne nuevamente en DACE una vez corregidos.

     

     

     

     

    Pensum de Estudios:

    1. El interesado debe dirigirse a la Coordinación docente de adscripción de la carrera cursada durante su estancia en la Universidad.
    2. Solicitar firma y sello de la Coordinación en cada página del pensum.
    3. Foliar cada página del pensumimprimiento o escribiendo directamente sobre la página el número de manera vertical en la parte superior derecha de la hoja. (Puede descargar un modelo de documento foliado y utilizarlo para imprimir el número en cada página del pensum). No se recibirán pensum cuyos folios hayan sido adheridos a las páginas.
    4. Pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.
    5. Consignar en la taquilla de DACE el pensum debidamente debidamente foliado (sin tachaduras ni enmiendas). NO se recibirán pensum que no se encuentren foliados.

    IMPORTANTE:

    • No se debe emplear papel reutilizado o que se encuentre impreso por ambas caras de la hoja.Emplear papel tamaño carta.
    • El pensum no debe estar engrapado.
    • Una vez consignado el pensum,  DACE procederá en los días siguientes a verificar el contenido y secuencia de la foliación. En caso de identificarse algún error, DACE procederá a contactar al estudiante para que retire el pensum y haga los ajustes necesarios y lo consigne nuevamente en DACE una vez corregido.

     

     

     

    Certificaciones y autenticaciones de Títulos:

    El solicitante debe consignar en DACE:

    • Copia del título impreso en blanco y negro, obligatoriamente en tamaño carta, preferiblemente en papel bond. En caso de ser papel fotográfico, éste debe ser mate y sin marcas comerciales en la parte posterior. 
    • Importante: En caso de ser certificado por el Rector, debe consignar adicionalmente una (1) copia del título, el cual será incorporado a su expediente.
    • No se aceptarán aquellas copias  que no cumplan las características descritas.
    • Pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.

     

     

    Constancia de culminación de estudios:

     

    Las constancias de culminación de estudios sólo podrán ser solicitadas por los estudiantes activos que hayan completado su plan de estudios y se encuentren a la espera de la realización del acto de graduación. El estudiante debe consignar en DACE copia de la presolicitud de grado.

     

    El procedimiento se indica a continuación:

    1. El interesado debe pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.
    2. Dirigirse a DACE con los recaudos señalados a solicitar el formato de culminación de estudios.
    3. Dirigirse a la Coordinación docente de adscripción de la carrera cursada durante su estancia en la Universidad.
    4. Solicitar a la Coordinación completar el formato e incorporar firma y sello.
    5. Consignar en la taquilla de DACE el formato debidamente  firmado y sellado por la Coordinación docente, junto con copia de los recaudos

    Este formato carece de validez fuera de la USB, por lo cual debe ser consignado obligatoriamente en DACE para la elaboración de la constancia.

    Las solicitudes que sean efectuadas por estudiantes que no cumplan con estas condiciones no podrán ser elaboradas.

     

    Constancia de carga horaria:

     

    El estudiante debe consignar en DACE copia del pensum de estudios

    El procedimiento se indica a continuación:

    1. El interesado debe pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.
    2. Dirigirse a la Coordinación docente de adscripción de la carrera cursada durante su estancia en la Universidad y solicitar copia del pensum firmado y sellado.
    3. Consignar en la taquilla de DACE el pensum debidamente firmado y sellado por la Coordinación docente

     

     

    Documentos que requieren ir en sobre cerrado:

    Si requiere que algún(os) documento(s) sea(n) colocado(s) en sobre(s) cerrado y firmado por el Director, el día que retire el documento debe consignar, junto con el arancel de autenticación (arancel por cada sobre), la cantidad de sobres necesarios para proceder a colocar los documentos, cerrar los sobres, colocar sellos húmedos y firmas autorizadas. Si requiere copias autenticadas de los documentos, debe traer las fotocopias necesarias y pagar el arancel de autenticación de cada documento (no por página).

    NOTA : Los días hábiles para la entrega de estos documentos comenzarán a contarse a partir del siguiente día de la consignación de los recaudos en las taquillas de DACE .

     

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      • Preguntas frecuentes sobre las solicitudes de documentos

      Los documentos solicitados en la Sede del Litoral pueden presentar demora al momento de su entrega, debido a que los mismos deben certificados en la Sede de Sartenejas. Sin embargo, si el documento está listo antes de la fecha estimada, se le enviará un correo electrónico informándole que puede ser retirado.

      1. ¿Cuál es el horario de taquilla de DACE para consignar recaudos y retirar documentos?
        R: Sede de Sartenejas: de 08:30 a 11:30am y de 01:30 a 03:30pm.
        Sede del Litoral: de 08:30 a 11:30am y de 01:30 a 03:30pm.
      2. ¿El procedimiento de solicitud de documentos presencial se mantendrá vigente?
        R:No. A partir del trimestre septiembre-diciembre de 2013 todas las solicitudes de documentos deben solicitarse a través de la taquilla virtual. Únicamente deberá acudir a DACE cuando el documento solicitado requiera de la consignación de recaudos.
      3. ¿Cuál es el tiempo de entrega de un documento solicitado?
        R: El tiempo estimado depende del tipo de documento solicitado:
        • Autenticaciones: Máximo 3 días hábiles.
        • Documentos simples: Máximo 5 días hábiles.
        • Documentos firmados por el Secretario: Máximo 20 días hábiles.
        • Documentos firmados por el Rector: Máximo 20 días hábiles.
        • Estos tiempos pueden incrementarse si existen imprevistos que impiden la generación del documento.
      4. ¿Qué debe presentar el interesado para retirar el documento solicitado?
        R: Debe presentar el comprobante para el retiro de documentos (obtenido a través del sistema de taquilla virtual), el carnet estudiantil o Cédula de Identidad laminada. Si por alguna razón no puede retirarlo personalmente, puede autorizar a otra persona quien debe presentar autorización firmada (original o escaneada), Cédula de Identidad del la persona autorizada (original y copia) y Cédula de Identidad del solicitante (original o escaneada).
      5. ¿Se pueden habilitar los documentos?
        R: No
      6. ¿DACE realiza los trámites de búsqueda de los programas de asignaturas y pensum de estudios ante las unidades académicas y otras?
        R: No, este es un trámite que debe ser realizado exclusivamente por el solicitante.
      7. ¿Si soy un graduado reciente, las notas certificadas pueden generarse con status de graduado?
        R: El graduado, debe esperar por lo menos 5 días hábiles, después del acto académico, para que su expediente sea actualizado y poder solicitar el documento.
      8. ¿Los Estudiantes Becarios de la USB pueden solicitar documentos a través de la taquilla virtual?
        R: Si. Los estudiantes becarios están exonerados para la solicitud de algunos documentos y pueden ser solicitados a través de la taquilla virtual.
      9. ¿Cuáles son las modalidades de pago de la taquilla virtual?
        R: Tarjeta de crédito de cualquier banco nacional o tarjeta de débito del Banco Mercantil. También puede hacer sus pagos en efectivo en la caja de la Universidad.
      10. Si al realizar el ciclo de pago el sistema muestra el mensaje "transacción rechazada", qué debo hacer?
        R. En caso de recibir el mensaje "transacción rechazada" no realice nuevos intentos de pago en el transcurso de las 24 horas siguientes, puesto que el sistema de taquilla virtual se encargará de completar la validación del pago para las transacciones que no hayan completado debidamente el ciclo de pago del banco. Si transcurridas 24 horas la transacción continúa rechazada y no se ha efectuado ningún débito en su cuenta, puede proceder a ralizar una nueva solicitud. Recuerde que la universidad no realiza reembolsos por este motivo.
      11. ¿Se pueden solicitar documentos especiales a través de la taquilla virtual ajustados a las necesidades del usuario?
        R: Si. Al solicitarlas debe seleccionar "Constancia Especial" y señalar en el campo de observaciones el tipo de constancia que requiere. DACE verificará la factibilidad de elaborar la constancia solicitada, por lo cual se sugiere contactarnos antes de efectuar el pago.
      12. Si soy un estudiante de la Sede del Litoral, cuya cohorte sea anterior al año 2000, debo consignar algún recaudo adicional?
        R: Los estudiantes de las cohortes anteriores al año 2000 que cursaron estudios en la Sede del Litoral, y que no hayan solicitado documentos académicos después del año 1999, deben contactar al Departamento de Admisión y Control de Estudios de la Sede del Litoral para verificar que reposen en su expediente las calificaciones obtenidas. Producto de la tragedia natural ocurrida en el año 1999 algunos expedientes se perdieron, por lo que deben ser reconstruidos. Si el interesado no ha solicitado documentos académicos después del año 1999, es recomendable que consigne en DACE alguna constancia de calificaciones que haya obtenido durante sus estudios.
      13. ¿Una vez que he pagado la solicitud del documento a través de la taquilla virtual, puedo cancelar o modificar la orden?
        R. No.  Una vez pagada la solicitud del documento esta se habilita inmediatamente para su producción, por lo cual no puede ser cancelada. Si decide pagar a través de la caja de la universidad, debe verificar la orden antes de proceder con el pago, ya que no se realizarán cambios ni devoluciones de dinero.
      14. ¿Si realizo una solicitud de documentos qué incluye recaudos, DACE la procesa inmediatamente?
        R. No. Los documentos que para su elaboración requieran de la consignación de recaudos, no podrán ser procesados hasta tanto el interesado los haya consignado en DACE. A partir de ese momento comenzarán a regir los lapsos establecidos para su entrega. En caso que el estudiante no consigne los recaudos requeridos transcurridos noventa  (90) días contínuos desde la formulación de la solicitud, dicha solicitud será desestimada sin derecho a la devolución del arancel pagado.
      15. Si requiero legalizar los documentos para ser enviados al extranjero, ¿qué tipo de documento debo solicitar?
        R. Para tramites que deben ser legalizados para su uso en el extranjero se deben solicitar documentos certificados por el Rector.

       

       

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        • Lista de documentos que se pueden solicitar:

        ​La Úniversidad Simón Bolívar, a través de la Dirección de Admisión y Control de Estudios, emite las siguientes constancias:

          Características
        del documento
        Requiere
        recaudos

        Tipo documento

        Tipo programa

        Situación

             

        Simple

        Certificado

        Pregrado

        Postgrado

        Activos

        Inactivos

        Graduados

        Autenticación

          SI

        SI

         

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        Calificaciones ó Informe Académico

        Ver NO

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        Certificación de Título

        Ver SI

         

        SI

        SI

        SI

         

         

        SI

        Constancia de Buena Conducta

        Ver NO

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        Constancia de Carga Horaria

        Ver SI

        SI

        SI

        SI

         

         

         

        SI

        Constancia de Culminación

        Ver SI

        SI

         

        SI

        SI

        SI

         

         

        Constancia de Graduado

        Ver NO

        SI

        SI

        SI

        SI

         

         

        SI

        Constancia de Estudios

        Ver NO

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

         

        Constancia de pago de postgrado trimestre en curso

          NO

        SI

         

         

        SI

        SI

         

         

        Constancia de Pasantía 

        Ver NO

        SI

        SI

        SI

         

        SI

         

         

        Constancia de Puesto de Promoción

        Ver NO

        SI

        SI

        SI

        SI

         

         

        SI

        Copia del Acta de Grado Certificada

        Ver NO

         

        SI

        SI

        SI

         

         

        SI

        Copia del Comprobante de Inscripción

          NO

        SI

         

        SI

        SI

        SI

         

         

        Escala de Calificaciones

        Ver NO

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

        SI

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        Pensum de Estudios

        Ver SI

         

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        SI

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        Programas de Estudios

        Ver SI

         

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        SI

        SI

        SI

        SI

        IMPORTANTE: el texto de la constancia que se genere por nuestros sistemas de control de estudios puede contener variaciones a la versión presentada en esta página Web.