Solicitudes de Documentos

Documentos con Recaudos

Algunas solicitudes requieren la consignación de recaudos en la taquilla de DACE para iniciar su procesamiento. A continuación se describen los recaudos para cada tipo de documento:

Programas de Estudios:

1. El interesado debe dirigirse a cada Departamento Académico y solicitar los programas de las asignaturas que cursó y aprobó durante su estancia en la Universidad. Consultar horarios de atención de cada instancia aquí.

2. Solicitar firma y sello de cada Departamento en cada página del programa.

3. Pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.

4. Ordenar los programas alfanuméricamente por el código de la asignatura. (Debe solicitar en DACE la hoja de chequeo de asignaturas aprobadas durante sus estudios para mejor verificación, NO se certificarán programas que no se encuentren listados en la hoja de chequeo de asignaturas. Debe pagar el arancel antes de solicitar la hoja de chequeo de asignaturas).

5. Foliar cada página del lote de programas sin tachaduras ni enmiendas, imprimiendo o escribiendo directamente sobre la página el número de manera vertical en la parte superior derecha de la hoja. (Puede descargar un modelo de documento foliado y utilizarlo para imprimir el número en cada página del programa). Importante: el foliado se hará desde el 0001 hasta el 000n, donde n es la última página del lote de programas a consignar. No se recibirán programas cuyos folios hayan sido adheridos a las páginas.

6. Consignar en la taquilla de DACE, junto con la hoja de chequeo de asignaturas, los programas debidamente ordenados según la hoja de chequeo de asignaturas, y debidamente foliados. NO se recibirán programas que no se encuentren ordenados y foliados.

IMPORTANTE:

• No se debe emplear papel reutilizado o que se encuentre impreso por ambas caras de la hoja. Emplear papel tamaño carta.

• Los programas no deben estar engrapados o separados por clips.

• Los programas de asignaturas no cursadas o no aprobadas serán excluidos de la certificación.

• Una vez consignado el programa,  DACE procederá en los días siguientes a verificar el contenido de los programas consignados con respecto a la hoja de chequeo de asignaturas cursadas y aprobadas. En caso de identificarse algún error, DACE procederá a contactar al estudiante para que retire el programa y haga los ajustes necesarios y lo consigne nuevamente en DACE una vez corregidos.

Pénsum de Estudios:

1. El interesado debe dirigirse a la Coordinación docente de adscripción de la carrera cursada durante su estancia en la Universidad. Consultar horarios de atención de cada instancia aquí.

2. Solicitar firma y sello de la Coordinación en cada página del pénsum. (Se sugiere solicitar a la Coordinación que incluya en el pénsum la página descriptiva de la carrera, perfil de egreso y demás información de interés sobre la carrera)

3. Foliar cada página del pénsum, imprimiento o escribiendo directamente sobre la página el número de manera vertical en la parte superior derecha de la hoja. (Puede descargar un modelo de documento foliado y utilizarlo para imprimir el número en cada página del pénsum). No se recibirán pénsum cuyos folios hayan sido adheridos a las páginas.

4. Pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.

5. Consignar en la taquilla de DACE el pénsum debidamente foliado (sin tachaduras ni enmiendas). NO se recibirán pénsum que no se encuentren foliados.

IMPORTANTE:

• No se debe emplear papel reutilizado o que se encuentre impreso por ambas caras de la hoja. Emplear papel tamaño carta.

• El pénsum no debe estar engrapado.

• Una vez consignado el pénsum,  DACE procederá en los días siguientes a verificar el contenido y secuencia de la foliación. En caso de identificarse algún error, DACE procederá a contactar al estudiante para que retire el pénsum y haga los ajustes necesarios y lo consigne nuevamente en DACE una vez corregido.

Certificaciones y autenticaciones de Títulos:

El solicitante debe consignar en DACE:

• Copia del título impreso en blanco y negro, obligatoriamente en tamaño carta, preferiblemente en papel bond. En caso de ser papel fotográfico, éste debe ser mate y sin marcas comerciales en la parte posterior. 

• Importante: En caso de ser certificado por el Rector, debe consignar adicionalmente una (1) copia simple del título, el cual será incorporado a su expediente.

• No se aceptarán aquellas copias  que no cumplan las características descritas.

• Pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.

Constancia de culminación de estudios: 

Las constancias de culminación de estudios sólo podrán ser solicitadas por los estudiantes activos que hayan completado su plan de estudios y se encuentren a la espera de la realización del acto de graduación. El estudiante debe consignar en DACE copia de la presolicitud de grado.

El procedimiento se indica a continuación:

1. El interesado debe pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.

2. Dirigirse a DACE con los recaudos señalados a solicitar el formato de culminación de estudios.

3. Dirigirse a la Coordinación docente de adscripción de la carrera cursada durante su estancia en la Universidad.

4. Solicitar a la Coordinación completar el formato e incorporar firma y sello.

5. Consignar en la taquilla de DACE el formato debidamente  firmado y sellado por la Coordinación docente, junto con copia de los recaudos. 

Este formato carece de validez fuera de la USB, por lo cual debe ser consignado obligatoriamente en DACE para la elaboración de la constancia.

Las solicitudes que sean efectuadas por estudiantes que no cumplan con estas condiciones no podrán ser elaboradas.

Constancia de carga horaria: 

El estudiante debe consignar en DACE copia del pénsum de estudios

El procedimiento se indica a continuación:

1. El interesado debe pagar el arancel correspondiente ingresando en la taquilla virtual.

2. Dirigirse a la Coordinación docente de adscripción de la carrera cursada durante su estancia en la Universidad y solicitar copia del pénsum firmado y sellado. Consultar horarios de atención de cada instancia aquí.

3. Consignar en la taquilla de DACE el pénsum debidamente firmado y sellado por la Coordinación docente. 

Documentos que requieren ir en sobre cerrado:

Si requiere que algún(os) documento(s) sea(n) colocado(s) en sobre(s) cerrado y firmado por el Director, el día que retire el documento debe consignar, junto con el arancel de autenticación (arancel por cada sobre), la cantidad de sobres necesarios para proceder a colocar los documentos, cerrar los sobres, colocar sellos húmedos y firmas autorizadas. Si requiere copias autenticadas de los documentos, debe traer las fotocopias necesarias y pagar el arancel de autenticación de cada documento (no por página).

NOTA sobre los documentos con recaudos : Los días hábiles para la entrega de estos documentos comenzarán a contarse a partir del siguiente día de la consignación de los recaudos en las taquillas de DACE.

Preguntas frecuentes sobre las solicitudes de documentos

Los documentos solicitados en la Sede del Litoral pueden presentar demora al momento de su entrega, debido a que los mismos deben certificados en la Sede de Sartenejas. Sin embargo, si el documento está listo antes de la fecha estimada, se le enviará un correo electrónico informándole que puede ser retirado.

1. ¿Cuál es el horario de taquilla de DACE para consignar recaudos y retirar documentos?: 

   • R. Sede de Sartenejas: de 08:30 a 11:30am y de 01:30 a 03:30pm. Sede del Litoral: de 08:30 a 11:30am y de 01:30 a 03:30pm. 

2. ¿El procedimiento de solicitud de documentos presencial se mantendrá vigente? 

   • R. No. A partir del trimestre septiembre-diciembre de 2013 todas las solicitudes de documentos deben solicitarse a través de la taquilla virtual. Únicamente deberá acudir a DACE cuando el documento solicitado requiera de la consignación de recaudos.

3. ¿Cuál es el tiempo de entrega de un documento solicitado? 

   • R. El tiempo estimado depende del tipo de documento solicitado:

     • Autenticaciones: Máximo 3 días hábiles.

     • Documentos simples: Máximo 5 días hábiles.

     • Documentos firmados por el Secretario: Máximo 20 días hábiles.

     • Documentos firmados por el Rector: Máximo 20 días hábiles.

     • Estos tiempos pueden incrementarse si existen imprevistos que impiden la generación del documento.

4. ¿Qué debe presentar el interesado para retirar el documento solicitado? 

   • R. Debe presentar el comprobante para el retiro de documentos (obtenido a través del sistema de taquilla virtual), el carnet estudiantil o Cédula de Identidad laminada. Si por alguna razón no puede retirarlo personalmente, puede autorizar a otra persona quien debe presentar autorización firmada (original o escaneada), Cédula de Identidad del la persona autorizada (original y copia) y Cédula de Identidad del solicitante (original o escaneada).

5. ¿Se pueden habilitar los documentos? 

   • R. No

6. ¿DACE realiza los trámites de búsqueda de los programas de asignaturas y pensum de estudios ante las unidades académicas y otras? 

   • R. No, este es un trámite que debe ser realizado exclusivamente por el solicitante. Consultar horarios de atención de cada instancia aquí.

7. ¿Si soy un graduado reciente, las notas certificadas pueden generarse con status de graduado? 

   • R. El graduado, debe esperar por lo menos 5 días hábiles, después del acto académico, para que su expediente sea actualizado y poder solicitar el documento.

8. ¿Los Estudiantes Becarios de la USB pueden solicitar documentos a través de la taquilla virtual? 

   • R. Si. Los estudiantes becarios están exonerados para la solicitud de algunos documentos y pueden ser solicitados a través de la taquilla virtual.

9. ¿Cuáles son las modalidades de pago de la taquilla virtual? 

   • R. Tarjeta de crédito de cualquier banco nacional o tarjeta de débito del Banco Mercantil. También puede hacer sus pagos en efectivo en la caja de la Universidad.

10. Si al realizar el ciclo de pago el sistema muestra el mensaje "transacción rechazada", qué debo hacer? 

    • R. En caso de recibir el mensaje "transacción rechazada" no realice nuevos intentos de pago en el transcurso de las 24 horas siguientes, puesto que el sistema de taquilla virtual se encargará de completar la validación del pago para las transacciones que no hayan completado debidamente el ciclo de pago del banco. Si transcurridas 24 horas la transacción continúa rechazada y no se ha efectuado ningún débito en su cuenta, puede proceder a ralizar una nueva solicitud. Recuerde que la universidad no realiza reembolsos por este motivo.

11. ¿Se pueden solicitar documentos especiales a través de la taquilla virtual ajustados a las necesidades del usuario? 

    • R. Si. Al solicitarlas debe seleccionar "Constancia Especial" y señalar en el campo de observaciones el tipo de constancia que requiere. DACE verificará la factibilidad de elaborar la constancia solicitada, por lo cual se sugiere contactarnos antes de efectuar el pago.

12. Si soy un estudiante de la Sede del Litoral, cuya cohorte sea anterior al año 2000, debo consignar algún recaudo adicional? 

    • R. Los estudiantes de las cohortes anteriores al año 2000 que cursaron estudios en la Sede del Litoral, y que no hayan solicitado documentos académicos después del año 1999, deben contactar al Departamento de Admisión y Control de Estudios de la Sede del Litoral para verificar que reposen en su expediente las calificaciones obtenidas. Producto de la tragedia natural ocurrida en el año 1999 algunos expedientes se perdieron, por lo que deben ser reconstruidos. Si el interesado no ha solicitado documentos académicos después del año 1999, es recomendable que consigne en DACE alguna constancia de calificaciones que haya obtenido durante sus estudios.

13. ¿Una vez que he pagado la solicitud del documento a través de la taquilla virtual, puedo cancelar o modificar la orden? 

    • R. No.  Una vez pagada la solicitud del documento esta se habilita inmediatamente para su producción, por lo cual no puede ser cancelada. Si decide pagar a través de la caja de la universidad, debe verificar la orden antes de proceder con el pago, ya que no se realizarán cambios ni devoluciones de dinero.

14. ¿Si realizo una solicitud de documentos qué incluye recaudos, DACE la procesa inmediatamente? 

    • R. No. Los documentos que para su elaboración requieran de la consignación de recaudos, no podrán ser procesados hasta tanto el interesado los haya consignado en DACE. A partir de ese momento comenzarán a regir los lapsos establecidos para su entrega. En caso que el estudiante no consigne los recaudos requeridos transcurridos noventa  (90) días contínuos desde la formulación de la solicitud, dicha solicitud será desestimada sin derecho a la devolución del arancel pagado.

15. Si requiero legalizar los documentos para ser enviados al extranjero, ¿qué tipo de documento debo solicitar? 

    • R. Para tramites que deben ser legalizados para su uso en el extranjero se deben solicitar documentos certificados por el Rector.

16. ¿Cuál es el horario de atención para la firma y sellos de programas analíticos y de pensum de estudios?

    • R. Consultar horarios de atención de cada instancia aquí.